Papierloses Büro

DevonThinkPro

Das Programm DevonThink ist ein Grund, einen Mac zu nutzen. Sicherlich gibt es auch Produkte für Windows, die dem Funktionsumfang gleich kommen. Allerdings sind diese erfahrungsgemäß deutlich teurer.

Man muss sagen, dass die Software sehr viel kann. Manchmal fast schon zu viel, aber man kann sich ja langsam einarbeiten.

Derzeit nutze ich die Software für mein (hoffentlich irgendwann) papierloses (wohl eher papierarmes) Büro.

In Verbindung mit meinen ScanSnap ix500 macht die Ablage Spaß.

Man sollte jedoch ein wenig aufpassen, dass man nicht, wie ich, einen Fehler macht. Scannen bis der Arzt kommt und die Dokumente erstmal im Eingang lassen. Getreu dem Motto, das kann ich ja später noch machen.

Wichtig ist auch, dass man sich von Anfang an ein System überlegt und dieses konsequent umsetzt.

Mit System meine ich natürlich einige Dinge:

  • eine Ordnerstruktur
  • die Verwendung von Tag’s
  • die Verwendung von OCR (nur in der Pro-Version enthalten, sonst über Drittanbieterlösungen)

Das wäre so der Grundstock für eure Arbeit. Sicherlich bietet die Software noch viele andere Möglichkeiten. Derzeit arbeite ich daran, nach und nach weitere herauszufinden. (Wie oben geschrieben, das Programm ist sehr umfangreich)

Das Wichtigste ist jedoch: Merkt euch das Tastenkürzel für die Suchfunktion. ⌘ + ⇧ + F ist die Tastenkombination. Damit öffnet sich das Suchfenster und was soll ich sagen, es gibt kein besseres Suchtool für Dokumente (also was ich bisher gesehen habe).

Also los Leute, probiert es aus. Es gibt kostenlose Probeversionen auf der Homepage des Herstellers.

Weitere Tipps folgen…

Ein Kommentar

  1. Hallo Stefan,

    vielen Dank für Deine Einblicke in Dein (fast) papierloses Büro und die Umsetzung von diesem. Selbst nutze ich auch den ScanSnap ix500 mit der Direktanbindung an DevonThink, so dass ich erstmal alles durchscanne und danach entweder ein Fenster für die Eingabe von Namen, Stichworten – mit Vorschau – sich öffnet, oder über eine Verschlagwortung per AppleScript diese Scans sofort in die richtige Datenbank und Ordnerstruktur gelegt werden. Dies spart viel Zeit und Nerven .

    Viel Erfolg wünsche ich Dir Dein papierarmes Büro zu gestalten.

    Viele Grüße,

    Steffi

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